le guide pour TOUT SAVOIR SUR L'ÉVÉNEMENTIEL

Prochainement en ligne : marketplace de prestataires pour vos événements et des animations exclusives

On rencontre parfois, les soirs de juin, des gens cultivés, aux cernes plus profondes que les autres, qui travaillent, disent-ils, “dans l’événementiel”. Mot étrange s’il en est, qui donne un air important sans trop qu’on parvienne à se figurer de quoi il s’agit. En fait, il y a de fortes chances pour que votre interlocuteur ait contribué à l’organisation de la fête de la musique de votre ville. Et si ce n’est ça, il est sans doute dans la gestion du prochain marathon qui aura lieu aux abords du lac. Ou bien fait-il partie de l’équipe qui s’est occupée des préparatifs du mariage de votre frère, qui aura lieu la semaine prochaine ? Ou encore s’est-il assuré qu’il ne manque rien à votre soutenance de thèse, au séminaire ou au salon de votre entreprise… On vous dévoile toutes les arcanes du métier !

Qu'est ce que l'Événementiel ?
Définition et Explications

L’événementiel désigne tout ce qui contribue à imaginer et concrétiser un événement. Autrement dit, c’est travailler au rassemblement éphémère de plusieurs dizaines de personnes pour une occasion particulière. Un peu par définition, les regroupements autour d’un thème (familial, artistique, professionnel ou politique) ont tous une connotation plus ou moins festive. En conséquence, les invités doivent garder ce moment en mémoire. D’abord en le rendant le plus agréable possible, mais aussi en y injectant un sens fort. Aussi faut-il assurer une lourde logistique et proposer une mise en scène immersive et impactante. L’ennui et le désagrément n’ont pas leur place dans le secteur de l’événementiel. Tous les participants de l’événement doivent donc passer un moment fort. Pour cela, il est crucial de se tenir au courant des tendances, afin d’obtenir le meilleur résultat avec un budget limité.

agence evenementielle
Une idée pour compléter ce guide complet sur l'événementiel ?

Quels sont les types de projets événementiels ?

Conformément à la définition ci-dessus, l’événementiel touche à tout ce qui fédère des gens qui ne se connaissent pas nécessairement, au même endroit, au même moment, pour partager le début, la fin, ou la célébration de quelque chose. Cela étant, voici une petite nomenclature des événements pour y voir un peu plus clair. En premier lieu, vous pouvez séparer les organisations B2C (pour les particuliers) des B2B (pour les entreprises, associations, collectivités, etc.).

B2C, des évènements financés par les particuliers

Tout le monde en a déjà vécu : anniversaires, enterrements de vie de garçon, mariages, remise de diplôme, pot de départ à la retraite, funérailles, raclettes… Ces moments importants qui balisent une vie font partie du secteur de l’événementiel. À ce titre, nous vous conseillons vivement de visionner Le Sens de la Fête, avec Jean-Pierre Bacri, qui donne un aperçu de la difficulté que peut représenter la préparation d’un assez gros mariage.

B2B, des évènements financés par les entreprises

Le B2B représente la plus grande partie des événements. Cela est plutôt logique, puisqu’il faut des fonds pour organiser quelque chose d’intéressant. Aussi les entreprises, les associations et les collectivités disposent-elles, en général, de capitaux suffisants pour faire venir du public :

  • les événements d’entreprise possibles sont nombreux : réunions, incentives (opérations de motivation), conférences, séminaires, salons, lancements de produits, rencontres avec les clients et la liste peut continuer longtemps en fonction du domaine dans lequel vous exercez ;
  • collectes ou rassemblements pour une cause : défilés, tombolas, kermesses, téléthons, ventes aux enchères, et j’en passe…
  • actions à visée politique : cortèges, manifestations, meetings, congrès, etc.
  • événements religieux : festivals, foires, processions, pèlerinages, communions et tout ce qui rassemble les fidèles
  • événements sportifs, à savoir une grande majorité de compétitions en tout genre et à échelles diverses ;
  • art, éducation, divertissement : avec des salons, des soirées, des expositions, des vernissages, des débats, des concours, des concerts, des festivals, des spectacles, des soutenances, des remises de prix…

Invités : privé ou public ?

Enfin, il s’agit de faire la différence entre les événements à destination du public ou du privé, à ne pas confondre avec la distinction B2B, B2C, qui concerne le rapport entre l’entité à l’origine du projet et l’organisateur en tant que tel (agence, directeur de projet, etc.). Par exemple, un concert de rentrée s’adresse au public, tandis qu’un incentive ne vise que la sphère privée des collaborateurs d’une société. En conséquence, on adoptera une approche toute autre (message, format, ton, ravitaillements…).

Une idée d'animations à nous proposer pour notre marketplace ?

Communication événementiel :
un atout majeur pour les entreprises

Si nous revenons brièvement sur la perspective B2B, et plus précisément sur l’intérêt des entreprises, nous constatons à quel point la création d’événements peut favoriser l’attrait d’une marque auprès de divers publics (prospects, investisseurs, voire les employés eux-mêmes). Certes, les organisateurs, qu’ils fassent partie d’une agence ou du staff de la société, doivent d’abord assurer la logistique. Cependant, leur rôle s’étend à la portée du message véhiculé par l’événement en question. Si Peugeot, par exemple, cherche à promouvoir un nouveau modèle de voiture hybride haut-de-gamme, les invités du salon devront baigner dans une atmosphère de luxe eco-friendly. Le lieu, la musique, et même les petits-fours contribuent à dresser un décor adéquat. 

Exemples d’objectifs et KPI pour une entreprise

En règle générale, tout est affaire d’accroissement de la notoriété de la marque. En organisant un événement, on participe à transmettre un ADN, à montrer son prestige et à s’implanter dans les mémoires. De cette manière, on parvient à :

  • développer des relations directes avec une audience qualifiée ;
  • rendre la marque sympathique auprès du grand public ; 
  • susciter l’intérêt et la mobilisation du personnel ; 
  • faire connaître le lancement d’un produit ou d’un projet en particulier.

Le top du top, c’est quand vous parvenez à faire participer votre public, au lieu de le laisser assister passivement aux festivités. Nota bene : vous n’avez pas besoin d’être partie prenante de l’organisation. Il existe d’autres casquettes pour faire valoir votre marque à travers un événement, comme parrain, partenaire, sponsor ou mécène.

Conference communication evenementielle
Une remarque ou suggestion sur notre guide ?

Quelles sont les étapes de création d’un événement ?​

Si vous envisagez d’organiser un événement avec l’aide d’une agence, ou bien de vous lancer dans un métier en rapport avec la création d’événements, il vous sera probablement utile de vous représenter en amont les grandes étapes d’une préparation. Bien entendu, tout dépendra de l’envergure et de la nature de votre petite sauterie. Néanmoins un certain nombre d’éléments restent les mêmes.

1ère étape (environ 6 mois avant l’événement) : l’invention / l'idée

C’est le moment de brainstormer, afin de définir le but, le format et surtout la date des réjouissances. D’abord, il s’agit de choisir le jour de la semaine le plus approprié : plutôt le week-end ? Le jeudi soir ? Le mercredi après-midi ? Cela dépend de ce que vous voulez faire, mais on aurait tendance à réserver le week-end à tout ce qui touche à la sphère familiale et privée. Bien entendu, plus il y aura de personnes et d’activités prévues (comme boire et manger…), plus lourde sera l’organisation. Et donc plus il faudra prévoir à l’avance !

D’autre part, il est impératif, dans le cadre d’un événement d’entreprise, de définir un objectif précis. S’agit-il d’informer, de célébrer, de présenter, d’émuler vos collaborateurs, clients ou partenaires ? Là est le point de départ pour développer un concept, d’où découleront toutes les problématiques logistiques. À ce titre, il convient de vous arrêter sur un nombre d’invités et d’estimer le nombre de personnes qui risquent d’être réellement présentes.

Établir un plan d’attaque détaillé avec vos équipes

Une fois que vous détenez une vision d’ensemble du projet, rassemblez tous les éléments sur un document à partager avec vos équipes. Un simple Excel peut suffire, mais il existe des logiciels comme Asana, GanttPro, Podio, Teamweek, Trello pour aider à la planification. Songez aux tâches principales, et décomposez-les le plus possible en to-do list, avec des échéances. Gardez cependant à l’esprit que les actions à mener prennent souvent plus de temps que prévu !

Prévoir le budget

Comme vous avez déjà une bonne idée de la texture que vous voulez donner à votre événement, il s’agit de budgétiser tout ce qui sera nécessaire au bien être de vos invités et au faste de la fête. Par ailleurs, n’hésitez pas à prévoir large, car statistiquement, un imprévu est vite arrivé. Enfin, s’il est besoin de faire appel à un commanditaire, faites la démarche le plus tôt possible, en montant un joli dossier de présentation.

2ème étape (env. 3 mois avant) : organisation et communication

D’abord, il s’agit d’établir un premier contact stratégique avec le lieu où vous souhaitez rassembler vos convives. Dès lors, vous pouvez choisir une salle spécialement adaptée au type d’événement que vous préparez. Ces lieux “clés en main” intègrent en général tout ce qui touche à la question matérielle et même incluent parfois le service. Un gain de temps considérable mais qui vaut généralement son pesant d’or (exemple : Heavent Paris qui propose son lot d’innovations technologiques, ludiques et scénographiques afin de plaire au plus grand nombre). Sinon, il y a moins cher, mais plus lourd à gérer quant à la logistique : les salles et emplacements vides, qu’il faut remplir avec le matériel que vous empruntez ou louez.

Quoiqu’il en soit, prenez l’endroit en photo, et munissez-vous d’un plan de salle. D’autre part, notez bien :

  • l’adresse de l’entrée principale, qui doit être facile d’accès pour les invités mais aussi pour la livraison des fournisseurs ;
  • le mobilier et les équipement disponibles, et ce qu’il faut louer en plus (système de son, affichage vidéo, estrade, éclairages, chauffage, etc) ; 
  • où se situe le vestiaire, les espaces sanitaires et autres commodités que nécessite votre soirée ;
  • un plan B rapide à mettre en place.

En outre, vérifiez une première fois que tout est fonctionnel (électricité, climatisation, chauffage, issues de secours, accès handicapé, etc).

Pensez “parcours utilisateur”

D’emblée, imaginez quelle sera l’expérience de vos convives, depuis la réception de l’invitation jusqu’au moment de partir, en passant par l’accueil, l’installation, les activités proposées, etc. Décrivez (rédigez) en détails chaque étape de la soirée et voyez comment vous pouvez améliorer le parcours en retirant en priorité les éventuels facteurs de contrariété. Dans un second temps, vous pourrez introduire des éléments prompts à générer un effet “wow”. Comme le dirait un certain Léodagan de Kaamelott : mieux qu’un succès, il y a la surprise ! En effet, le monde change à toute vitesse, et les nouveautés affluent : à vous de faire votre veille pour ensuite vous approprier les bonnes idées sans crever votre budget. À ce titre, vous pouvez prendre exemple sur les adresses que nous avons laissées en bas de cet article !

Répartir les rôles au cours de l’événement

Les préparatifs, c’est une chose, mais il faudra également distribuer précisément les tâches de chacun pendant votre réception. Chacun devra occuper une certaine zone, (comme les postes attitrés sur un terrain de foot), et veiller à ce que tout s’y déroule bien. Pour cela, n’hésitez pas à fournir un mémo auquel se référer en cas de doute ou de crise, en précisant les priorités. Décidez, par ailleurs, d’un moyen de communication efficace entre les zones, surtout si l’endroit est vaste, afin de prévenir toute éventuelle (et probable) complication. Enfin, prévoyez un accoutrement qui permettra instantanément aux invités de savoir à qui s’adresser pour la moindre question.

Faire monter la hype

Si ce n’est pas déjà fait, il est grand temps de lancer la promotion de ce grand moment collectif. Invitations (courriers ou courriels), réseaux sociaux, partenaires médias, ciblage (si besoin) de votre public doivent déjà comporter l’ADN du message que cherche à véhiculer l’organisateur. Force et simplicité seront les maîtres mots de votre communication. Enfin, ne négligez pas les rappels et les demandes de confirmation !

3ème étape (environ 1 mois avant l’évent) : brief et ajustements

Les hostilités approchent à grands pas. Vous devriez avoir une idée assez précise du nombre de personnes présentes à l’événement. Vous êtes en contact avec les fournisseurs, traiteurs et artistes (musiciens, photographes, etc.) et vous discutez de tous les éléments de la soirée. Vous discutez ensemble de la musique, du menu, des boissons, de la déco (y compris la signalétique), de l’horaire d’arrivée et du déroulement des activités, d’abord d’un point de vue conceptuel, puis d’un point de vue logistique. N’hésitez pas à soumettre vos attentes mais également à rester à l’écoute des professionnels qui ont leurs propres spécialités et manières de travailler. Bien entendu, il convient de tomber d’accord sur les prix et sur le cahier des charges. Il faudra finaliser les contrats dans les semaines qui suivent. Quoi qu’il en soit, mieux vaut qu’un chef de projet coordonne le tout, et soit l’interlocuteur principal des intervenants. À ce titre, il convient de les rencontrer tous avec un résumé de la soirée à venir, en évoquant le plus de questions techniques possibles.

4ème étape (3 jours avant l’évent) : rappels et dernières vérifications

À ce stade, on entame une phase de répétition. Mieux vaut partir du principe que les consignes n’ont pas encore été assimilées par les acteurs de l’événement. Les fournisseurs, qui sont souvent sur plusieurs projets à la fois, risquent d’oublier certaines choses. Ainsi, vous voilà parti(e) dans un tunnel de vérifications en continu d’éléments tels que :

  • revue complète du programme de la soirée avec les équipes présentes ; 
  • calendrier de livraison ; 
  • moyens proposés aux convives pour rentrer chez eux en cas de distribution d’alcool ; 
  • fonctionnement optimal de tout le matériel ;
  • tout ce qui touche à la sécurité ;
  • liste des invités, etc.

À vous, donc, de dresser une liste de contrôle à checker régulièrement. Quant aux participants de la soirée, une consigne en particulier est à retenir : il peut toujours survenir des couacs. L’erreur est humaine. Cependant, maintenir une atmosphère joviale et détendue est primordial quoi qu’il advienne. Ainsi, le sourire est de mise, et la capacité de rassurer aussi !

Dernière étape (un peu après l’événement) : le bilan

On ne se dispense jamais d’un débriefing sur le déroulement de la soirée, qu’elle soit réussie, mitigée ou s’étant soldée par un fiasco. L’idée, à la fin de votre réunion, est de rédiger un compte-rendu qui servira de référence pour les prochaines batailles.

Après une description générale, avec les impressions de chacun, il y sera répertorié les plus et les moins de l’événement, les axes d’amélioration et les idées à réitérer. Bien entendu, cette étape doit inclure vos partenaires, si vous en avez. N’omettez pas non plus de remercier chaleureusement vos fournisseurs et autres acteurs de ce moment convivial. Surtout, recueillez un maximum d’avis de la part des invités, que ce soit au cours de l’événement, ou rétroactivement sur les réseaux sociaux ou n’importe quel support de témoignage. Ce sont, certes les critiques les plus difficiles à entendre, mais également les plus utiles, et de très loin ! Collectez-en le plus possible.

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Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?

Les agences événementielles existent pour répondre à des commandes de clients, aussi bien en B2B qu’en B2C. Parfois, elles sont appelées en renfort par une équipe d’annonceurs, lesquels ont déjà une idée très précise du concept et de la tenue de leur rassemblement. Dans ce cas, seule une aide logistique est requise. D’autres fois, on sollicite les agences pour créer un concept de A à Z. Travailler en agence événementielle implique un grand nombre de réunions d’équipes au bureau et des meetings avec les clients et partenaires. Bien entendu, ajoutez à cela les nombreux déplacements dans les endroits où votre prochaine réception aura lieu, ou chez les prestataires dont vous aurez besoin dans votre quête !

Comment choisir une agence événementielle ?

Pour consulter (ou aller pratiquer) chez un spécialiste, vous serez confronté à l’embarras du choix. Rien qu’à Paris, il existe des dizaines d’agences ! Voici donc quelques critères pour vous aider à trouver votre bonheur.

Une boîte expérimentée avec des consultants qualifiés

En premier lieu, tâchez de vérifier depuis combien de temps l’agence est sur le marché. En principe, les sites internet donnent des informations sur les projets réalisés et les entreprises clientes. Ayez également l’œil sur les consultants qui constituent l’effectif de l’agence. Si on confie votre événement à un chef de projet dont la photo figure pas sur le site, il se peut qu’il s’agisse d’un stagiaire inexpérimenté. Bien entendu, tout le monde a droit à sa chance, mais il faudra redoubler de vigilance pour que tout se passe au mieux.

La spécialisation

Mieux vaut choisir une agence qui compte dans son portefeuille plusieurs projets du même type que votre événement à venir. À ce titre, privilégiez une agence qui connaît les codes de votre univers. Cela vous fera gagner un temps considérable, avec une meilleure performance à la clé.

La transparence 

Renseignez-vous sur les fournisseurs avec qui l’agence a l’habitude de travailler. D’abord pour voir quels seront les acteurs intermédiaires de votre événement (qualification, expérience, etc.). Ensuite, certaines agences n’hésitent pas à surfacturer le coût des services qui passent par des prestataires. Il est intéressant de choisir des professionnels qui proposent un engagement sur un taux de commission maximum, notamment pour les gros projets. 

Réputation de l’entreprise sur le marché

C’est quelque chose que l’on fait spontanément, mais il convient de le mentionner : vérifiez la réputation de la boîte. Bien sûr, cela commence par les avis clients, lesquels recommandent les agences qui leur ont fait passer un bon moment. D’autre part, les professionnels du secteur les citent comme des références et vous pouvez également regarder du côté des associations d’experts. C’est un bon point si votre agence en fait partie.

La communication : un critère phare

Une bonne agence, c’est une agence qui sait être à l’écoute, réactive et proactive, coordonnée avec ses partenaires, et qui est capable de rassurer ses clients. Le dénominateur commun de ces aptitudes, c’est, bien évidemment, la communication. Pour cela, vous devez avoir un interlocuteur privilégié en la personne d’un chef de projet qui sera au courant des tenants et aboutissants de l’organisation et saura comment répondre à toutes vos interrogations.

Les meilleures agences de Paris

Difficile de faire un classement, mais voici des agences avec de bonnes réputations : à nous la lune, AREP Exigences, Brainsonic, Atmosphère Communication, AgenceLully, Pureemotion, Moon Event, egg-events, innovevents, Double, Hopscotch event, …

Vous souhaitez collaborer avec nous ou proposer un partenariat ?

Études & Formations en événementiel

Nul besoin de suivre un parcours-type pour vous lancer dans l’événementiel. C’est un secteur bourré de profils variés et atypiques. Le plus important, c’est l’expérience du terrain. Quoi qu’il en soit, vous pouvez commencer par des filières techniques, artistiques ou commerciales (IPAG Business School, BTS commerce et vente). Pour passer chef de projet, même après un master, il existe des formations pour commencer en tant qu’assistant(e) quelque part. Peu importe que vous ayez fait science-po ou journalisme, si, d’une manière ou d’une autre, vous vous rapprochez du milieu du marketing, il y a toujours une branche dans l’événementiel à saisir.

Les Métiers de l’événementiel

Des métiers associés à l’événementiel, il y en a des dizaines. Depuis la conception jusqu’à la réalisation, beaucoup de compétences diverses entrent en jeu. Audiovisuel, direction artistique, communication, nouvelles technologies, etc. Voici les principales casquettes que vous trouverez dans ce secteur :

  • Administrateur de spectacle
  • Chef ou directeur de projet
  • Concepteur-rédacteur
  • Commissaire d’exposition
  • Directeur technique 
  • Directeur de développement
  • Directeur de production 
  • Directeur ou chargé logistique
  • Directeur de foires ou salon
  • Directeur de festival
  • Directeur d’agence événementielle
  • Infographiste
  • Maître d’hôtel
  • Organisateur d’événements sportifs
  • Organisateur e-sport
  • Rédacteur en chef
  • Responsable accueil et billetterie
  • Responsable projets culturels
  • Scénographe
  • Traiteur
  • Wedding planner

Quant aux salaires, un directeur de production peut espérer gagner environ 2500 à 3500€ brut/mois. De son côté, un chef de projet gagne entre 3000 et 4000 € brut/mois en fonction de la taille de son agence et avec primes sur dossiers. Enfin, un directeur de développement peut débuter à 2000 € brut/mois et grimper tout au long de sa carrière jusqu’à des 6000 € brut/mois.

Comment trouver un emploi dans l’événementiel ?

Commençons d’abord par les qualités à mettre en avant sur votre CV, qu’importe le poste que vous briguez :

  • bonne condition physique
  • créativité
  • curiosité
  • disponibilité
  • maîtrise des langues
  • réactivité
  • relationnel
  • résistance au stress et à la fatigue
  • rigueur
  • polyvalence
  • précision
  • sens de l’esthétisme
  • sens de l’organisation
  • souplesse

Voici quelques pistes pour débuter vos investigations…

Entreprises et Associations

Si vous êtes particulièrement à l’aise avec l’organisation et le travail de bureau, les missions en entreprise ou association peuvent vous convenir. C’est en effet très formateur, car il s’y produit tout un tas d’événements de toute sorte (webinaires, réunions, conventions, salons). Les occasions ne manquent généralement pas de rassembler vos collaborateurs, clients et/ou partenaires, pour présenter un projet, finaliser un contrat, lancer la marque dans une nouvelle direction, etc.

Hôtels et restaurants

Cela tombe presque sous le sens, mais le milieu hôtelier et de la restauration est très familier avec une grande variété de rassemblements. Il peut s’y produire des soirées dans le cadre d’événements B2B et B2C, donc plus ou moins formels. Un cadre très exigeant, parfait pour vous entraîner contre la fatigue et le stress et pour côtoyer des publics très divers. 

Organismes à but non-lucratif 

Ce n’est pas là que vous vous ferez les meilleurs salaires, mais pour obtenir rapidement de l’expérience avec des moyens limités, c’est la bonne démarche ! En effet, programmer des activités éducatives et communautaires dans le sens d’une cause est un excellent moyen de mettre les mains dans le camboui. En outre, plus vous avez un intérêt personnel fort pour la cause, et plus vous trouverez spontanément des ressources afin de mener à bien votre mission.

Au sein d’une institution gouvernementale

Les écoles, les villes, les gouvernements locaux ont, eux-aussi, leur lot de rassemblements et de festivités. Festivals, conférences, fêtes annuelles sont souvent pensés pour rameuter le plus de monde possible. Un excellent exercice de logistique et de communication auprès du grand public !

Sites d’emplois généralistes et spécialisés

Il existe des plateformes qui centralisent un certain nombre d’informations qui permettent de mettre en contact les recruteurs et les candidats en événementiel. Dessus, on peut éditer un CV, rechercher des offres d’emploi selon les secteurs, les métiers, les salaires et les lieux que vous souhaitez. D’autre part, vous avez accès aux actualités liées à l’événementiel (procédures sanitaires contre le Coronavirus, tendances, gros projets de l’année, etc.).

Coronavirus (Covid) & Événementiel :
comment gère-t-on la crise ?

L’humain est un animal social, qui a besoin de se rassembler régulièrement avec ses congénères. Aussi trouve-t-il toujours le moyen de partager des moments en collectivité. Rencontrer, échanger, cela peut se faire sous divers formats, d’autant plus à l’ère du digital ! Aujourd’hui, il est possible d’organiser des webconférences de presse, des interventions, des réunions en live à rediffuser ultérieurement sur réseaux et médias sociaux, etc. Ainsi, on évite les déplacements et on amoindrit les coûts. D’autre part, depuis le déconfinement, en limitant le nombre de personnes et en incitant au strict respect des gestes barrières, de plus amples événements peuvent avoir lieu. Les agences sont déjà en pleine stratégie de relance !

Outils, sites, blogs, newsletters et magazines de l'événementiel

Pour finir voici quelques ressources, sites spécialistes et groupes facebook pour découvrir plus avant l’événementiel et trouver des contacts.

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